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Fiche pratique

Copropriété en difficulté : mesures préventives avec l'intervention d'un mandataire ad hoc

Vérifié le 12/04/2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Votre copropriété rencontre des difficultés financières ? La procédure d'alerte permet la désignation d'un mandataire ad hoc dont la mission a pour but d'élaborer des solutions pour améliorer le fonctionnement de la copropriété et rétablir sa situation financière. Nous faisons le point sur la réglementation.

Une copropriété est considérée en difficulté lorsqu'elle ne peut plus assurer le paiement de ses factures (facture de fourniture d'eau, d'énergie ou de travaux, etc.).

Le syndic de copropriété doit alors déclencher  la procédure d'alerte pour demander la désignation d'un mandataire ad hoc.

La procédure d'alerte doit être déclenchée dans 2 cas.

  • La procédure d'alerte doit être lancée lorsque, au moment de l'arrêté des comptes annuels, il est constaté que les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles si la copropriété comprend jusqu'à 200 lots de copropriété (15 % si elle comporte 201 lots et plus)

    Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses suivantes :

    • Travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble (hors maintenance)
    • Travaux portant sur les éléments d'équipement communs (hors maintenance)
    • Travaux d'amélioration
    • Études techniques (diagnostics et consultations)

      À savoir

    les sommes devenues exigibles dans le mois qui précède la date de clôture de l'exercice ne sont pas considérées comme des impayées.

  • La procédure d'alerte peut aussi être lancée en l'absence de vote de l'assemblée générale sur l'approbation des comptes depuis au moins 2 ans.

Dans ces circonstances, le syndic doit informer le conseil syndical. Cette information doit présenter l'état des impayés avant répartition à la date de clôture des comptes. La lettre doit être adressée sans délai à chaque membre du conseil syndical.

Le syndic doit saisir sur requête le juge d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc.

Le syndic a 1 mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours auprès du président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble et demander la désignation d'un mandataire ad hoc.

  À savoir

le syndic n'a pas besoin d'obtenir l'autorisation en assemblée générale des copropriétaires pour saisir le tribunal.

En l'absence d'action du syndic dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, en l'absence de syndic ou en l'absence de vote de l'assemblée générale sur l'approbation des comptes depuis au moins 2 ans, le président du tribunal judiciaire peut être saisi directement par l'une des personnes suivantes :

  • Copropriétaires représentant au moins 15 % des voix du syndicat des copropriétaires
  • Président du conseil syndical. Il agit aux frais du syndicat des copropriétaires. Il doit fournir au syndic un état des frais de justice prévisionnels accompagné de devis pour qu'il procède aux avances nécessaires
  • Créancier dont les factures de travaux, d'eau ou d'énergie, votées par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis au moins 6 mois et après un commandement de payer non respecté
  • Préfet
  • Procureur de la République
  • Président de l'organe délibérant de l'EPCI compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble
  • Maire de la commune où est situé l'immeuble

Lorsque la demande tendant à la désignation d'un mandataire ad hoc n'émane pas du syndic, le président du tribunal judiciaire statue en la forme des référés. L'assignation est délivrée au syndicat des copropriétaires.

La saisine doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers...).

Le président du tribunal judiciaire peut entendre toute personne de son choix avant de rendre sa décision.

 Attention :

les copropriétaires (représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat ou le président du conseil syndical) ou les créanciers qui ont fait un recours auprès du président du tribunal judiciaire doivent en informer le préfet, le maire de la commune où est situé l'immeuble et le président de l'organe délibérant de l'EPCI compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Le tribunal judiciaire peut désigner par ordonnance ou sur requête un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération.

Le mandataire ad hoc désigné reçoit pour l'ensemble de sa mission une rémunération forfaitaire dont le montant est fixé en tenant compte du nombre de lots dans la copropriété.

Le mandataire ad hoc peut être un administrateur judiciaire ou, exceptionnellement, une personne physique (un particulier) ou une personne morale justifiant d'une expérience ou d'une qualification particulière et remplissant notamment des conditions d'impartialité et d'indépendance.

Le mandataire ad hoc désigné doit en avertir, sans délai, les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre émargement.

  À savoir

le mandataire ad hoc ne peut pas être désigné syndic à la fin de sa mission.

Le mandataire ad hoc a la mission suivante :

  • Analyser la situation financière de la copropriété et l'état de l'immeuble
  • Élaborer des préconisations pour rétablir l'équilibre financier et assurer la sécurité de l'immeuble
  • Mener toute action de médiation et de négociation entre les parties en cause

Le mandataire ad hoc peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, de tout tiers de son choix pour mener sa mission.

Par ailleurs, le syndic doit fournir au mandataire ad hoc désigné l'ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission. La transmission de ces documents doit être faite dans les 15 jours suivant la notification de l'ordonnance du juge au syndic.

Le mandataire ad hoc peut saisir le président du tribunal judiciaire des difficultés rencontrées dans l'exercice de sa mission.

Le mandataire ad hoc doit d'abord adresser un rapport de mission au président du tribunal judiciaire dans un délai de 3 mois renouvelable une fois.

Ce rapport doit comporter les éléments suivants :

  • État des lieux de l'organisation juridique et foncière de la copropriété
  • Situation technique de l'immeuble (analyse des charges courantes, travaux et opérations exceptionnels et diagnostics)
  • Analyse du fonctionnement des instances de la copropriété, de l'ensemble des comptes (impayés, dettes et créances non recouvrées, ...), contentieux en cours et contrats souscrits
  • Préconisations, calendrier des actions à mettre en œuvre par ordre de priorité et estimation sommaire des dépenses et recettes envisagées dans le cadre de ces actions

Lorsque le mandataire ad hoc constate que le copropriété rencontre d'importantes difficultés financières ou de gestion, il doit saisir le juge pour qu'il désigne un administrateur provisoire pour éviter de retarder la mise en œuvre des mesures remédiant aux difficultés.

Ce rapport doit ensuite être transmis par le greffe du tribunal judiciaire au syndic, au conseil syndical, au maire de la commune où se situe l'immeuble, au préfet et au président de l'organe délibérant de l'EPCI compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission, à son bureau ou tout autre lieu fixé par l'assemblée générale, pendant les heures ouvrables dans le mois qui suit la remise du rapport.

Cette information doit leur parvenir par l'un des moyens suivants :

  • Lettre recommandée avec avis de réception
  • Remise contre émargement
  • Courrier électronique

Un extrait du rapport peut être joint au courrier.

Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande et à ses frais, y compris par voie dématérialisée.

Le syndic doit inscrire les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre du rapport à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale doit se tenir dans les délais suivants :

  • Dans les 6 mois suivant la remise du rapport si aucune mesure d'urgence n'est recommandée
  • Ou dans les 3 mois suivant la remise du rapport si des mesures d'urgence sont recommandées

Le syndic doit convoquer une assemblée générale spéciale si aucune assemblée n'est déjà prévue dans le délai (6 ou 3 mois).

Le procès-verbal de l'assemblée générale qui s'est tenue doit par la suite être notifié par le syndic dans les 6 mois suivants la remise du rapport aux personnes suivantes :

  • Auteurs de la saisine
  • Juge
  • Mandataire ad hoc

Le président du tribunal judiciaire précise et motive spécialement dans sa décision l'imputation des frais relatifs à l'intervention du mandataire ad hoc. Cette affectation peut avoir lieu entre le syndicat des copropriétaires et les autres parties à la procédure, ou le partage des frais entre eux.

Et aussi

Pour en savoir plus

DEMARCHES ADMINISTRATIVES

La demande d’un acte d’état civil se fait à la mairie où a eu lieu l’évènement : Naissance, Mariage, Décès. Soit par lettre avec enveloppe timbrée pour la réponse, soit par internet ou en venant tout simplement à la mairie.

  • Attestation d’accueil
  • Baptême civil
  • Déclaration de naissance
  • Délivrance d’une carte d’identité /Passeport
  • Demande de livret de famille
  • Démarche pour un mariage
  • Inscription sur les listes électorales (du nouveau en 2019)
  • Légalisation de signature
  • Recensement du citoyen

Attestation d’accueil

La personne qui héberge doit remplir elle-même l’attestation

QUELLES PIECES FOURNIR POUR L’OBTENIR ?

Pour obtenir une attestation d’accueil, la personne qui héberge doit fournir un justificatif d’identité la concernant, un justificatif d’identité de la ou des personne(s) hébergée(s) et deux justificatifs de domicile. La présentation de l’original de ces pièces sera requise et le demandeur devra en fournir une copie.

JUSTIFICATIFS RELATIFS A L’IDENTITE DE LA PERSONNE QUI HEBERGE
Si le demandeur est français, il doit prouver son identité par la présentation de sa carte d’identité ou de son passeport, ou de son titre de séjour.

IMPORTANT : les demandes d’attestation d’accueil présentées par les titulaires d’une autorisation provisoire de séjour ou d’un récépissé de première demande de titre de séjour ou d’un récépissé de demande d’asile ne sont pas recevables.

JUSTIFICATIFS RELATIFS AU DOMICILE DE LA PERSONNE QUI HEBERGE

  • La personne qui héberge doit attester de sa qualité de propriétaire ou de locataire du logement dans lequel elle se propose de recevoir le visiteur étranger en présentant une photocopie des 2 -justificatifs de domicile :
  • son titre de propriété ou son bail locatif mentionnant le nombre de pièces
  • une facture d’EDF/GDF, de téléphone fixe ou quittance de loyer de moins de 3 mois.

JUSTIFICATIF RELATIF A L’IDENTITE DE LA OU DES PERSONNE(S) HEBERGEE(S)

  • photocopie ou fax du passeport

JUSTIFICATIFS DES RESSOURCES DE LA PERSONNE QUI HEBERGE
Le demandeur devra justifier par tous les moyens de ses ressources (copie de l’avis d’imposition de l’année précédente et des trois derniers bulletins de salaire de monsieur et madame) et s’engager à prendre en charge pendant toute la durée de validité du séjour, et au cas où l’étranger n’y pourvoirait pas, les frais de séjour en France. Cet engagement doit couvrir un montant correspondant au montant journalier du SMIC, multiplié par le nombre de jours de présence de l’étranger sur le territoire national.

TIMBRES FISCAUX
À l’occasion de la demande de validation de l’attestation d’accueil, la personne qui héberge doit produire 1 timbre fiscal à 30 € l’unité (OMI de couleur bleu ciel) qu’elle pourra se procurer dans les lieux de délivrance habituels.

Le baptême civil

Vous pouvez baptiser votre enfant civilement.
Pour cela, il suffit de venir retirer un dossier en mairie ;
Documents à fournir :

  • le livret de famille ou l’acte de naissance de l’enfant, un justificatif de domicile des parents et la photocopie de la carte d’identité des parents, un justificatif de domicile et la photocopie de la carte d’identité des parrain et marraine.

Déclaration de naissance

  • Lieu de la déclaration :
    La déclaration de naissance s’effectue à la mairie du lieu de naissance de votre enfant.
  • Délai de la Déclaration :
    La déclaration de naissance est faite dans les trois jours de l’accouchement à l’officier de l’état civil du lieu de naissance. Le jour de l’accouchement n’est pas compté dans le délai des trois jours.
    Lorsque le dernier jour dudit délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, ce délai est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.
    Passé ce délai légal, l’officier de l’état civil ne pourra relater sur ses registres la naissance qu’en vertu d’un jugement rendu par le Tribunal du département dans lequel est né l’enfant. (Tribunal de Grande Instance).
  • Les documents à fournir pour déclarer la naissance :
    Les déclarants doivent prévoir la constatation de naissance (délivrée par le médecin le jour de l’accouchement), le livret de famille et la pièce d’identité du déclarant.
    Les parents de nationalité étrangère ne disposant pas de livret de famille doivent prévoir l’acte de mariage, les actes de naissances des enfants précédents.
    Pour la déclaration des enfants de nationalité marocaine, vous devez prévoir en plus du livret de famille et de l’acte de mariage, l’acte de naissance de la mère.
    Si les parents sont dépourvus de livret de famille, prévoir les actes de naissance de chacun des parents, ainsi que leurs pièces d’identité, éventuellement la déclaration du choix de nom.
  • La reconnaissance anticipée :
    Durant la grossesse, les parents peuvent faire une reconnaissance anticipée c’est-à-dire reconnaître l’enfant avant sa naissance. L’acte de reconnaissance devra être fourni lors de la déclaration de naissance avec les documents demandés cités précédemment.
    Les parents qui souhaitent effectuer cette démarche, doivent savoir qu’elle peut se faire dans n’importe quelle mairie sur présentation de vos pièces d’identité.
  • Les particularités du choix des prénoms :
    Les déclarants de nationalité marocaine doivent consulter leur Consulat avant de choisir le prénom de leur enfant.
  • La déclaration de choix de nom :
    Elle est possible pour les enfants nés à partir du 1/1/2005, si cet enfant est l’aîné et si au moment du choix, la filiation a été établie simultanément vis-à-vis des deux parents.
    Le choix s’exerce soit au moment de la déclaration de naissance soit au moment de la reconnaissance si elle est postérieure à la naissance (et simultanée par les deux parents).
  • Le changement de nom :
    Il s’effectue à la mairie. Il s’applique aux enfants mineurs et concerne le cas de reconnaissances successives après naissance ou celui d’une reconnaissance avant naissance et de l’autre après naissance.
  • Où s’adresser : à la Mairie

Délivrance d’une carte d’identité /Passeport

Carte d’identité :
Se rapprocher à présent des communes de :

Beauvais Téléphone 03 44 79 40 00
Chambly Téléphone 01 39 37 44 00
Méru Téléphone 03 44 52 36 00

Communes équipées du dispositif biométrique

Passeport :
Se rapprocher à présent des communes de :

Beauvais Téléphone 03 44 79 40 00
Chambly Téléphone 01 39 37 44 00
Méru Téléphone 03 44 52 36 00

Communes équipées du dispositif biométrique

Demande de livret de famille

Le livret est ouvert par la mairie du lieu de l’événement qui a généré son ouverture : lieu du mariage ou lieu de naissance du premier enfant.
La demande de duplicata est faite à la mairie du domicile qui la transmettra à la mairie d’ouverture ainsi qu’aux différents lieux de naissance des enfants, éventuellement au lieu du décès.
Pour la demande de duplicata il faudra renseigner, signer un imprimé et présenter un justificatif de domicile.
Cette demande devra être signée selon les situations, par l’un des époux, le père ou la mère célibataire, ou les deux parents pour le livret de parents communs.

Démarche pour un mariage

1 mois avant la cérémonie

  • Domicile ou Résidence de l’un au moins des futurs conjoints à Amblainville.
  • Présence obligatoire des deux intéressés en Mairie.
  • Préciser en mairie la date et l’heure du mariage et s’il y a ou non mariage religieux.

Pièces à fournir :

  • Extrait d’acte de naissance comportant la filiation pour chaque futur marié, daté de moins de trois mois à la date du mariage, ou de moins de six mois s’il a été délivré dans un territoire Outre Mer ou dans un consulat.
  • Justificatif de domicile de moins de trois mois. (Futur (e) marié(e) habitant la commune)
  • Photocopie de la carte d’identité de chacun.
  • Photocopie de la carte d’identité des témoins (deux minimum, quatre maximum) et un justificatif de domicile.
  • Rendre le livret de mariage dûment complété : attestation sur l’honneur par chacun des futurs mariés ainsi que la fiche de renseignements.
  • Si les futurs époux ont des enfants à légitimer : un extrait d’acte de naissance de chaque enfant daté de moins de trois mois à la date du mariage (redonner le livret de famille de père et de mère célibataire).
  • Un certificat du notaire, s’il a été fait un contrat de mariage.
  • Pour les personnes veuves, extrait de décès du conjoint.
  • Pour les personnes divorcées, extrait d’acte de mariage mentionnant le divorce ou jugement de divorce.

Pour les personnes de nationalité étrangère :

  • Extrait d’acte de naissance (datant de moins de six mois à la date du mariage) en original et la traduction visés soit par le Consulat ou l’Ambassade, soit par un traducteur juré près de la Cour d’Appel ou un extrait plurilingue.
  • Certificat de coutume délivré par le Consulat ou l’Ambassade et mention d’attestation de célibat.
  • Attestation qu’il a été fait, le cas échéant, un acte de désignation d’une loi étrangère pour le régime matrimonial.
    Les futurs époux militaires :
  • Autorisation préalable du ministère de la défense pour :
  • Les militaires épousant un(e) étranger(e)
  • Les militaires servant à titre étrangerInscription sur les listes électorales

Sont concernés : Les nouveaux habitants et les jeunes qui atteindront leur majorité (18 ans) avant le 1er mars de l’année suivante ainsi que les personnes naturalisées.

Les pièces à fournir : une carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité ainsi qu’un justificatif de domicile de moins de trois mois (quittance EDF ou de loyer, facture de téléphone fixe).

Pour les jeunes et les personnes hébergées : carte d’identité, carte d’identité de l’hébergeant (les parents, …), justificatif de domicile de moins de 3 mois (pas d’échéancier ni de quittance écrite), attestation sur l’honneur de l’hébergeant ainsi qu’un document officiel au nom de l’hébergé à l’adresse d’hébergement.

À compter du 1er janvier 2019 et avec l’entrée en vigueur du répertoire électoral unique, toute personne pourra solliciter son inscription sur les listes électorales en mairie toute l’année et, en vue d’un scrutin, jusqu’au 6e vendredi précédant ce scrutin (jusqu’au dernier jour du deuxième mois précédant le scrutin pour les scrutins organisés en 2019). Que les personnes fassent une demande d’inscription avant ou après le 31 décembre 2018, elles seront inscrites sur les listes électorales pour tous les scrutins à compter du 11 mars 2019 .

Légalisation de signature

Le maire est uniquement compétent pour ses administrés. La signature doit être apposée devant le magistrat ou son représentant, le signataire doit présenter sa pièce d’identité.

Cas où le maire ne peut légaliser une signature :

Si le texte est susceptible de porter préjudice à des tiers.
Si le contenu est contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public.
Si la légalisation est demandée par une administration (art. 2 du décret du 26 décembre 2000).

Il faut entendre par administration : services et établissements publics de l’Etat ou des collectivités territoriales, ou entreprises caisses et organismes contrôlés par l’Etat.

Recensement du citoyen

Depuis le 1er janvier 1999, le recensement est obligatoire pour tous les jeunes français (garçons et filles) atteignant l’âge de 16 ans. Il faut se présenter personnellement avec les pièces suivantes :

  • Le livret de famille.
  • La carte nationale d’identité.
  • Eventuellement un justificatif de domicile si l’adresse sur la Carte Nationale d’Identité n’est pas actualisée.

POUR EN SAVOIR PLUS :

www.oise.gouv.fr

www.service-public.fr